従業員の退職に伴う手続きは、人事担当者にとって煩雑で、ミスが許されない重要な業務の一つです。離職票、離職証明書、退職証明書といった書類は、それぞれ役割、発行元、提出先、法的効力などが異なり、手続きを誤ると会社に罰則が科せられる可能性もあります。また、退職者にとっても、これらの書類は今後の生活に直結する重要なものとなるため、正確な発行と交付が求められます。本記事では、これらの書類の違いを明確に解説し、さらに詳細な手続きの流れや注意点、関連法規に触れることで、人事担当者だけでなく、退職者自身も理解を深め、スムーズな退職手続きをサポートします。
離職票・離職証明書・退職証明書の違い
3つの書類の違いを改めて整理します。これらの書類は、発行元、提出先、用途、法的効力などが大きく異なります。混同しやすいので、しっかりと区別することが重要です。
| 名称 | 離職票 | 離職証明書 | 退職証明書 |
|---|---|---|---|
| 正式名称 | 雇用保険被保険者離職票 | 雇用保険被保険者離職証明書 | ー（会社独自の様式） |
| 概要・用途 | 退職者がハローワークに提出することで、失業給付の受給手続きに必要な書類。退職者の雇用保険に関する情報を記載。 | 会社がハローワークに提出する申請書。離職票の発行を促すための書類。退職者の雇用状況、離職理由などを詳細に記載。 | 従業員が確かに会社を退職したことを証明する書類。再就職先への提出、住宅ローン申請など、様々な場面で使用される。法的効力はないが、事実証明としての役割を持つ。 |
| 発行元 | ハローワーク | 会社 | 会社 |
| 提出先 | 会社がハローワークから受け取り、退職者へ交付 | ハローワーク | 退職者（再就職先、金融機関など） |
| 公文書 | ○ | ○ | × |
| 法的効力 | ○（失業給付受給に必須） | ○（離職票発行に必須） | ×（事実証明としての効力はあるが、法的強制力はない） |
簡単に言うと、離職票は失業給付を受けるためのハローワーク発行の公文書です。会社は、離職票を発行してもらうために離職証明書をハローワークに提出します。退職証明書は会社が発行する非公的な書類で、再就職先などに提出する際に必要となるケースが多いです。
従業員の退職時に会社側が行う主な手続き
従業員の退職時には、会社は複数の行政手続きを、法定の期限内に正確に行う必要があります。手続きを怠ったり、期限を過ぎたりすると、罰則の対象となる可能性があります。
| 手続きの種類 | 手続きの期限 | 提出書類と提出先 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 雇用保険 | 退職日の翌々日から10日以内 | 「雇用保険被保険者資格喪失届」「雇用保険被保険者離職証明書」をハローワークに提出。その後、発行された離職票を退職者に交付。 | 離職証明書には、離職理由を正確に記入する必要がある。虚偽の記載は罰則対象となる。離職票の交付は、59歳以上の方については、本人の希望に関わらず交付する必要がある。 |
| 健康保険と厚生年金保険 | 退職日から5日以内 | 「健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届」「健康保険証」を所轄の年金事務所に郵送で提出。（健康保険が協会けんぽの場合。共済や健康保険組合の場合は、手続き方法が異なります。） | 健康保険組合の種類によって手続きが異なるため、事前に確認が必要。 |
| 住民税 | 退職日の翌月10日までに | 「給与支払報告書」「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を退職者の居住地の市町村に提出、または本人に交付。 | 年末調整と同様に、正確な給与情報の報告が重要。 |
| 所得税 | 退職日から1ヶ月以内 | 「源泉徴収票」を発行し退職者に交付。 | 退職所得の計算を正確に行う必要がある。 |
これらの手続きは、人事担当者だけでなく、必要に応じて経理部門など関係部署との連携が不可欠です。
会社から退職者に渡す書類
会社は、退職者に対して以下の書類を、原則として退職日までに交付する必要があります。ただし、状況によっては後日郵送となる場合もあります。
- 雇用保険被保険者証（会社が保管している場合）
- 離職票（雇用保険被保険者離職票）
- 健康保険資格喪失証明書（必要に応じて。健康保険組合によって発行有無が異なる）
- 給与支払報告書・特別徴収に係る給与所得者異動届出書（住民税関係。再就職先が決まっている場合、再就職先に提出してもらうよう依頼する場合もある）
- 源泉徴収票
- 退職証明書（請求があった場合。会社独自の様式）
- その他、就業規則等で定められた書類
離職票について：詳細解説
離職票は、退職者が失業給付を受け取るために必須の書類です。ハローワークが発行しますが、会社が離職証明書をハローワークに提出することで発行されます。手続きの遅れは、退職者の生活に直接影響するため、迅速かつ正確な対応が求められます。
離職票と離職証明書の違い：再確認
繰り返しになりますが、離職票はハローワークが発行する書類であり、退職者はこれをハローワークに提出して失業給付の手続きを行います。一方、離職証明書は、会社がハローワークに提出する申請書であり、離職票の発行には、この離職証明書の提出が不可欠です。
離職票の発行方法：詳細な手順
1. ##退職者の確認:## 退職者本人から離職票の交付希望を確認します。ただし、59歳以上の従業員については、本人の希望に関わらず、発行しなければなりません。
2. ##離職証明書の作成:## ハローワークの規定に則り、離職証明書を作成します。離職理由の欄には、正確かつ詳細な記載が必要です。「自己都合」「会社都合」「その他」といった大まかな分類だけでなく、具体的な理由を明確に記載することが重要です。曖昧な記述は、失業給付の支給に影響を与える可能性があります。また、雇用期間、賃金、最終就業日なども正確に記入する必要があります。
3. ##雇用保険被保険者資格喪失届の提出:## 離職証明書と共に、雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークに提出します。（期限は退職日の翌々日から10日以内）
4. ##ハローワークからの離職票受領:## ハローワークから「離職票―1」（退職者用）と「離職票―2」（ハローワーク内部用）を受け取ります。
5. ##退職者への交付:## 「離職票―1」を退職者へ速やかに交付します。通常は書留郵便などで送付します。
離職票の再発行：手続き
離職票を紛失した場合、会社または退職者本人がハローワークに再発行を申請できます。会社が再発行を依頼する場合は、必要書類をハローワークに提出する必要があります。
離職票を発行しない場合の罰則：厳格な対応
正当な理由なく離職票を発行・交付しない場合、雇用保険法に基づき、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。これは、会社にとって非常に重い罰則です。
離職証明書の記載項目：正確性が重要
離職証明書には、従業員の雇用保険情報（被保険者番号、加入期間、職種など）、離職理由（具体的な理由を記載）、賃金情報（給与額、賞与など）、就業状況（就労時間、休暇取得状況など）などが詳細に記載されます。これらの情報は、ハローワークが失業給付の支給を判断する際に重要な根拠となるため、正確な記載が不可欠です。
退職証明書について：法的効力はないが重要
退職証明書は、会社が発行する非公的な書類です。法的効力はありませんが、退職した事実を証明する重要な書類であり、再就職活動、住宅ローン申請、各種手続きなど、様々な場面で使用されます。
退職証明書と離職証明書の違い：改めて確認
離職証明書は公文書であり、離職票の発行に必要です。一方、退職証明書は非公文書であり、再就職先などへの提出に使われます。両者の役割は全く異なります。
退職証明書の再発行：対応期間
退職証明書を紛失した場合、会社は、原則として退職日から2年間は再発行に応じるべきです。ただし、会社独自の規定がある場合もあります。
退職証明書を発行しない場合の罰則：明確な規定なし
退職証明書を発行しないこと自体に罰則規定はありません。しかし、不当に発行を拒否することは、民事上の責任を問われる可能性があります。
退職証明書の記載項目と書き方：個人情報の保護も重要
退職証明書には、雇用期間、業務内容、役職、賃金、退職理由などを記載します。ただし、労働基準法第19条において、退職者の希望しない項目は記載してはならないと定められています。個人情報保護の観点からも、記載内容には十分注意する必要があります。必要最小限の情報に留め、個人情報漏洩を防ぐ対策を講じる必要があります。
まとめ
離職票、離職証明書、退職証明書はそれぞれ異なる書類であり、それぞれの手続きを期限内に正しく行うことが、会社と退職者双方にとって非常に重要です。これらの書類の役割を理解し、スムーズな退職手続きを進めることが、円滑な労働関係の終了に繋がります。会社は、法令を遵守し、正確な情報に基づいて手続きを進める必要があります。退職者も、これらの書類を大切に保管し、紛失した場合には速やかに再発行の手続きを行うことが大切です。 特に、離職票の発行に関する手続きは、法律によって厳格に定められており、不備があると罰則の対象となるため、細心の注意が必要です。